Die IT-Tremmel GmbH Zeiterfassung dient der Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern durch Ein- und Ausstempeln. Sie zeichnet dadurch aus, dass bei der Umsetzung von Sonderwünschen (ggf. gegen Aufpreis) Ihnen quasi keine Grenzen gesetzt sind. So können alle erdenklichen unternehmensspezifischen Sonderregeln berücksichtigt werden.

Bestandteile der Zeiterfassung

Unsere Zeiterfassung besteht in der Grundausstattung aus folgenden Komponenten:

• einer Software für das Zeiterfassungspanel (plattformunabhänges Java-Programm für Windows, Linux, Mac usw.). Mitarbeiter können am Zeiterfassungspanel mit einem RFID-Chip ein- und ausstempeln, über den Touch-Screen des Gerätes die Informationen auslesen sowie das aktuelle (bzw. konsolidierte) Stundensaldo und Urlaubssaldo anzeigen lassen.
• einer webbasierten Benutzeroberfläche (das "Back-end"). Dort können die MitarbeiterInnen der Buchhaltung die Mitarbeiter-Stammdaten einpflegen, Arbeitszeitkorrekturen durchführen sowie Fehl- und Krankheitstage eintragen. Zudem kann der Mitarbeiter-Monatsbericht für jeden Mitarbeiter eingesehen werden. Aus dem Mitarbeiter-Monatsbericht können direkt Fehltage nachgetragen werden, Überstunden genehmigt werden und Arbeitszeiten korrigiert werden.

Features

Grundausstattung

Die Benutzeroberfläche für die Buchhaltung ermöglicht die Zeitkorrektur aller Stempelzeiten und das Nachtragen von Stempelzeiten für Mitarbeitern.

Für Mitarbeiter werden für jeden Wochentag Tagesprogramme angelegt. In diesen Tagesprogrammen wird der Wertungsrahmen, die Regelarbeitszeit sowie Kernarbeitszeiten hinterlegt. Der Vergleich der Ist- mit der Sollarbeitszeit (abgeleitet von der Regelarbeitszeit) ergibt am Monatsende die Über- bzw. Unterstunden, die im Monatsbericht zu sehen sind. Bei mit dem Gehalt abgegoltener Mehrarbeit (pro Woche oder pro Monat) wird dieses bei der Berechnung der Über- bzw. Unterstunden berücksichtigt. Im Monatsbericht wird neben dem Vormonatsstundensaldo, der Monatsstundenkorrektur (z.B. Überstundenpauschalabzug für ausbezahlte Überstunden oder Umwandlung von Resturlaub in Überstunden) und das neue Monatssaldo angezeigt. Der Monatsbericht kann auch exportiert bzw. gedruckt werden, um ihn den Mitarbeitern auszuhändigen.

Zeiterfassung Variante Innen- und Außendienst

Wenn die Ein- bzw. Ausstempelzeit mehr als 30min (Zeit auf Wunsch anpassbar) nach dem Wertungsrahmen liegt, erscheint der Hinweis "Überstunden?". Überstunden werden nur berücksichtigt wenn sie explizit freigegeben wurden. Der Hinweis "Überstunden?" entfällt, sobald Überstunden explizit abgelehnt wurden.

Innerhalb der Arbeitszeiten werden nur Zeiten innerhalb des Wertungsrahmens als Ist-Arbeitszeit gewertet.

Zeiterfassung Variante Außendienst (gegen Aufpreis)

Die Variante Außendienst geht davon aus, das im Unternehmen Überstunden nicht genehmigungspflichtig sind (genehmigungspflichtige Überstunden sind in der Zeiterfassung Variante Innen- und Außendienst der Regelfall).

Innerhalb der Arbeitszeiten werden auch Zeiten außerhalb des Wertungsrahmens als Ist-Arbeitszeit gewertet, allerdings mit dem Hinweis "Überstunden" versehen, sofern die Zeiten außerhalb des Wertungsrahmens liegen. Wenn Überstunden ungenehmigt geleistet wurden, können diese nachträglich abgelehnt werden. Dann wird nur die Zeit ab Beginn des Wertungsrahmens bzw. bis zum Ende des Wertungsrahmens gewertet.

Es wird zwischen Anwesenheitszeiten und Arbeitszeiten unterschieden.

Je nach Dauer der Anwesenheitszeit der Außendienst-Mitarbeiter kann eine zeitgestaffelte Ablößesumme (Verpflegungsmehraufwand) in den Stammdaten eingetragen werden. Unter dem Menüpunkt "Reisekostenabrechnung" sind monatsweise alle Außendienst-Mitarbeiter aufgeschlüsselt inkl. der Summe der fälligen Ablöße. Die Aufschlüsselung, welche Ablößesumme an welchem Tag angefallen ist, kann dem Monatsbericht entnommen werden, der aus der Reisekostenabrechnung heraus verlinkt ist.

Betriebspausen

Betriebspausen können unternehmensweit für jeden Wochentag individuell angelegt werden. Für einzelne Mitarbeiter können auch für bestimmte Wochentage spezielle Betriebspausen ("Sonderpausen") individuell festgelegt werden. Betriebspausen werden bei der Berechnung der Ist-Arbeitsstunden automatisch abgezogen. Wenn die Betriebspausendauer unter der gesetzlichen Pflichtpause liegt, werden die gesetzlichen Pflichtpausen abgezogen. Die gesetzlichen Pflichtpausen werden standardmäßig gleitend abgezogen, auf expliziten Wunsch ist auch ein fester Pflichtpausenabzug möglich.

Beispiel:

• Anwesenheit von 6h 5min führt zu 5min gesetzlicher Pflichtpause (gleitender Pausenabzug)
• Anwesenheit von 6h 5min führt zu 30min gesetzlicher Pflichtpause (fester Pausenabzug)

Implementierte gesetzliche Pflichtpausenregelung:

• 30min Pflichtpause bei ab 6 Arbeitsstunden
• 45min Pflichtpause bei ab 9 Arbeitsstunden

Die Berücksichtigung und das Stempeln von Zusatzpausen ist möglich (z.B. Raucher- und Handypausen). Mitarbeiter, die sich in einer Zusatzpause befinden, können in Echtzeit angezeigt werden, damit Vorgesetzte wissen, wo sich die Mitarbeiter befinden.

Fehlbuchungsbericht

Der Fehlbuchungsbericht ist die zentrale Anlaufstelle für die Prüfung von Fehleingaben. Angezeigt werden insbesondere:

• Doppelbuchungen (mehrere Fehlgründe für einen Mitarbeiter pro Tag),
• Krankheitstage ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU),
• ungenehmigte Freizeitausgleich (FZA)-Tage (sofern genehmigungspflichtig) sowie
• Fehlbuchungen (nach Monat aufgeschlüsselt). Fehlbuchungen sind Fehltage, an denen dennoch gearbeitet wurde.

Auswertungen

Fehltage können in einem Kalender angezeigt werden. Unterschiedliche Fehltagsarten werden in unterschiedlichen Farben dargestellt. Dieser Kalender kann auch per iCal in einen email-Client wie Outlook eingebunden werden.

Zudem gibt es Berichte und Auswertungen für (Zahlen und/oder Diagramme)

• Krankheitstage
• Fehltage nach Fehlgrund aufgeschlüsselt
• Überstunden
• Stunden- und Urlaubssaldo
• Kernarbeitszeitverletzungen

Zusatzmodule

Zusatzmodule sind nicht in der Grundausstattung inbegriffen, sofern nicht anders vereinbart. Der Aufpreis für die Zusatzmodule kann vom IT-Tremmel Vertrieb erfragt werden. Eine Demo-Version zu allen Zusatzmodulen steht oft, aber nicht immer zur Verfügung.

• Die Integration in eine Projektmanagement- oder Lohnabrechnungssoftware über eine Schnittstelle ist technisch möglich.
• Einstempeln per Smartphone (z.B. für Außendienst-Mitarbeiter) ist technisch möglich.
• Der Zugriff von Mitarbeitern auf das Back-end, um den Monatsbericht einzusehen und (sofern unternehmensseitig gewünscht) Stammdaten und/oder Fehltage einzutragen bzw. zu korrigieren ist denkbar. Überstundenfreigabe durch Vorgesetzte direkt über das Back-end wäre möglich. Mitarbeiterseitige Änderungen können direkt oder nach der Freigabe der Änderungen durch die Buchhaltung aktiv werden.
• Das Zeiterfassungsterminal kann auch als Info-Terminal verwendet werden oder zur Einweisung/Erinnerung von Mitarbeitern (z.B Fluchtplan, arbeitsrechtliche Informationen), zum Anzeigen oder Ausdrucken von Monatsberichten etc.

Zeiterfassungspanel

Mitarbeiter können am Zeiterfassungspanel mit einem RFID-Chip ein- und ausstempeln. Das Stempeln von Arbeitszeiten, Dienstgang, Arztbesuch etc. ist für Mitarbeiter möglich, sofern diese Funktion aktiviert wirdÜber den Touch-Screen des Gerätes können Mitarbeiter die Informationen auslesen, die einem (z.B. gefundenen) RFID-Chip zugeordnet wurden. Über den Reiter "Stundenkonto" kann das aktuelle (oder das konsolidierte) Stundensaldo und Urlaubssaldo anzeigt werden. Es können auch im Back-end Nachrichten für einzelne oder alle Mitarbeiter eingegeben werden, die am Gerät eingeblendet werden.Es kann ein Zeiterfassungspanel geben oder mehrere Geräte (z.B. eines am Haupteingang Ihres Unternehmens, ein weiteres bei der Raucherecke etc.). Mehrere Geräte sind in der Lage, automatisch einen Datenabgleich untereinander auszuführen. Mehrere Geräte können zudem redundant eingesetzt werden. Fällt eines zeitweise aus, kann dennoch weiter gestempelt werden und nach dem Ausfall kann nach dem vollautomatischen Datenabgleich ohne weiteres Zutun weitergearbeitet werden.Das Zeiterfassungspanel kann auch als Info-Terminal eingesetzt werden, etwa um Produktinformationen, Fluchtweg-Plan etc. anzuzeigen.

Vorteile gegenüber anderen Zeiterfassungssystemen

Universale Anpassbarkeit:Die Vorteile der IT-Tremmel GmbH Zeiterfassung liegen in der universalen Anpassbarkeit. Ziel der Softwarelösung ist es nicht, die Software durch jedes erdenkliche Feature unnötig kompliziert zu gestalten wie es bei Standardlösungen gehandhabt wird. Denn es wird immer Sonderwünsche von Kunden geben, die sich so nicht abbilden lassen. Stattdessen kann von unseren Entwicklern quasi jeder Wunsch preiswert umgesetzt werden. Ob spezielle Zusatzpausenregelungen für einzelne Mitarbeiter oder bezahlte Betriebspausen nur für das Wochenende, jeder Wunsch kann ggf. gegen Aufpreis berücksichtigt werden. Insbesondere Anpassungen, die viel regelmäßiges manuelles Nacharbeiten durch die Buchhaltung oder das Personalbüro erfordern können wir für unsere Kunden beliebig und wunschgemäßoptimieren.

Sicherheit / Datenschutz

Bei der Mietversion der Zeiterfassung vor Ort verbleiben alle Daten von Mitarbeitern auf dem Zeiterfassungsgerät. Das Gerät benötigt keinen Internetzugriff und speichert die Daten bei der Mietversion der Zeiterfassung vor Ort nicht in der Cloud. Für die Fernwartung des Geräts wäre eine Internetverbindung erforderlich; das Gerät würde aber dennoch keine Dienste öffentlich bereitstellen und wäre so von außen quasi unsichtbar und entsprechend nicht/kaum anzugreifen. Auf die regelmäßige Installation von Betriebssystem-Updates ist zu achten (erfolgt automatisch oder als Teil des Wartungsvertrags). Bei der Entwicklung der Software wurden viele Angriffsarten durch intensive Tests und Eingabevalidierung ausgeschlossen, der Sicherheitsstandard ist somit sehr hoch.Die Verwendung einer Smartphone-App zum Einstempeln erfordert das Zwischenspeichern (nur kurzfristig) von Daten in der Cloud, sofern diese Option gebucht wird.

Preisliches / Vertragliches

Gegen einen geringen Aufpreis können fast alle Anpassungen der Software kostengünstig umgesetzt werden. Technisch gesehen gibt es kaum Grenzen, was Anpassungsmöglichkeiten der Software anbelangt.

Die Zeiterfassung kann in folgenden Varianten gemietet werden:

• Mietversion mit Zeiterfassungspanel vor Ort und Back-end in der Cloud. Preis auf Anfrage.
• Mietversion mit Zeiterfassungspanel vor Ort und Back-end im Serverraum des Kunden oder kombiniertes Hardware-Gerät für Zeiterfassungsgerät und Back-end-Server

Der Quelltext der Software ist nicht im Preis inbegriffen.

Das Customizing an die jeweils individuellen Anforderungen sowie die Einrichtung/Inbetriebnahme ist in der Mietgebühr nicht inbegriffen, hierfür wird jeweils ein individuelles Angebot erstellt. Die Features der Zeiterfassung, die unter Features -> "Variante Außendienst" genannt sind, sind nur gegen Aufpreis erhältlich.

Ohne Kündigung zum Vertragsende verlängert sich der Vertrag automatisch um die Dauer der Vertragslaufzeit.

Für die Betreuung der Software und das Beantworten von Fragen der Mitarbeiter aus der Buchhaltungs- und Personalabteilung können je nach Umfang der zu leistenden Hilfestellung durch unser Unternehmen eine monatliche Softwarebetreuungpauschale oder ein Abrechnung nach Zeitaufwand erfolgen.